Politiques de réservation individuelle

POLITIQUE DE RÉSERVATION ET D'ANNULATION DE FORFAIT D'HÉBERGEMENT À LA FORÊT MONTMORENCY

DESCRIPTION DU FORFAIT DE BASE 

Tarification applicable

  • La Forêt Montmorency, établi une tarification par personne sauf pour deux bâtiments (les Chalets Hameau et Bouleau);
  • Le fait de ne pas déclarer le bon nombre de personne dans une unité d’hébergement entraîne automatiquement une pénalité financière et d’autres sanctions peuvent s’ajouter telle que décrit dans les règlements de la Forêt Montmorency.
  • La tarification prévoie des conditions de réservations spécifiques pour certaines périodes de l’année telles que :  un nombre minimum de nuit à réserver ou un nombre minimum de personne à payer
  • La tarification varie également en fonction de certaines périodes de l’année.
  • La période de tarification s’étend toujours du début mai à la fin avril de l’année suivante.  Par ailleurs, la tarification des services de la Forêt Montmorency ne peut être programmée à l’avance dans le système de réservation.  Par contre, vous pouvez réserver jusqu’à un an à l’avance.  Par conséquent,  si vous réservez un séjour avant le 30 avril pour un séjour qui aura lieu après le 30 avril de la même année, la mention « non connu » figurera à la ligne Total du séjour de votre confirmation de réservation.  Dans ce cas, une nouvelle confirmation vous sera envoyée une fois la nouvelle tarification programmée dans le système de réservation (au cours du mois de mai).   Vous aurez alors 1 semaine pour annuler cette dernière sans frais, si le prix ne vous convient pas.
  • Notez que le montant total de votre séjour, inscrit sur votre confirmation de réservation, peut varier en fonction des éléments suivants :
    1. S’il y a une erreur dans le forfait réservé officiellement par rapport au forfait souhaité ;
    2. Si vous demandez de faire des modifications à votre réservation, des frais d’annulation peuvent s’appliquer en fonction de la politique en vigueur ;
    3. Si vous demandez des ajouts de services en cours de séjour ;
    4. Si une loi ou un règlement entre en vigueur après votre réservation et que celui-ci a une influence sur le total de votre facture.  Par exemple :  le changement de taux de la taxe provinciale;
    5. Des pénalités peuvent s’appliquer en cas de non respect des règlements en vigueurs ;

Frais additionnels facturables à la fin d'un séjour

Le non respect de certains règlements de la Forêt Montmorency peut entraîner des pénalités financières.  Ces frais sont les suivants :

    • 50$ + tx de frais par chambre non libérée pour 12h le jour du départ;
    • 50$ + tx de frais par chambre où le règlement sur la cigarette n’a pas été respecté;
    • 50$ + tx de frais d’hébergement par nuit pour une personne non déclarée dans une chambre, un chalet ou un refuge;
    • 75$ + tx de frais pour le déclenchement d’un détecteur d’incendies dans une chambre (occasionné par la fumée de cigarette ou autres produits)
    • 200$ + tx de frais par chambre pour le non respect du règlement sur les animaux dans les bâtiments de l’université;
    • 20$ + tx de frais par clé de chambre non rapportée.
    • Les frais de réparation ou de remplacement d’équipement brisé par le locataire de la chambre que ce soit par imprudence, négligence ou inhabileté. Ces frais sont variables selon l’ampleur de l’événement. 

Modalités de réservation individuelle

  • Les réservations se prennent de deux façons: par voie téléphonique ou sur place à l’accueil de la Forêt Montmorency;
  • Les réservations sont accordées sur le principe du premier arrivé, premier servi.  Pour ce faire, la Forêt Montmorency traite d’abord les messages téléphoniques jusqu’à 9h00 à tous les jours.  Par la suite les réservations sur place sont acceptées;
  • Les réservations sont possibles jusqu'à 12 mois à l’avance, date pour date.  Ex : Une réservation pour le vendredi 17 mars au dimanche 19 mars 2008, peut être faite au plus tôt le 17 mars 2007 et ce, à partir de 7h30 du matin. Les appels effectués avant cette heure ne seront pas considérés.  Une boîte vocale prend les appels.  Vous devez y laisser votre message de réservation.  Veuillez tenir compte du décalage des dates susceptible d’arriver d’une année à l’autre. Ne vous fiez donc pas sur l’actuelle date d’arrivée de votre réservation pour fixer votre nouvelle réservation;
  • À la suite d’une réservation, une confirmation par écrit est envoyée au client qui a la responsabilité de valider les informations qui sont mentionnées sur cette dernière, au cas où des erreurs seraient survenues;
  • Prenez contact avec nous en cas de non réception de votre confirmation.

Modalités de paiement

  • Pour toute réservation (service d'hébergement, location de salles de cours, inscription à une activité, etc.) un acompte est demandé afin de garantir cette dernière.  Le montant de l’acompte est déterminé par une charte disponible :  ICI
  • Le solde de la valeur de la réservation doit être payé en totalité au plus tard sept jours avant la date d’arrivée;
  • Tous les services supplémentaires en cours de séjour doivent être payés au fur et à mesure.
  • Le défaut de verser les paiements requis entraîne l’annulation de la réservation sans préavis;
  • Les paiements peuvent être effectués par carte de crédit (Visa ou Mastercard).  Les paiements effectués en personne au comptoir peuvent aussi être faits par carte de débit ou en argent.

Modalités de modification

  • Les modifications qui ne touchent pas aux dates de séjours et qui ne diminuent pas la valeur de la réservation sont acceptées sans frais;
  • Les modifications de dates pour plus tôt et qui ne diminuent pas la valeur du séjour sont acceptées sans frais peu importe la date de la demande;
  • Les modifications de dates pour plus tard qui sont effectuées à 14 jours ou plus de la date du séjour et qui ne diminuent pas la valeur du séjour sont acceptées sans frais;
  • Les modifications ayant pour effet de diminuer la valeur du séjour sont traitées selon la politique d’annulation.  Toutefois, si les modifications ont pour effet de contourner les conditions minimales de réservation établies par la Forêt Montmorency (ex :  minimum de personnes ou de nuits), celles-ci ne sont pas acceptées.  Seule une annulation totale du séjour est acceptée;
  • Les modifications de dates pour plus tard qui sont effectuées à 13 jours ou moins de la date du séjour sont acceptées moyennant des frais d’administration de 10$/chambre, minimum 35$ plus taxes, même si la valeur du séjour n’est pas diminuée.

MODALITÉS D'ANNULATION

  • Sans frais jusqu’à 31 jours avant la date d’arrivée ;
  • Entre 8 et 30 jours avant la date d’arrivée, l’acompte est conservé;
  • Pour une annulation effectuée 7 jours ou moins avant la date d’arrivée, le paiement final est conservé.

Une réservation peut être transférée à une autre personne sans frais, mais le service de réservation doit être avisé.  Dans une telle situation, les paiements déjà effectués par le responsable de la réservation initiale ne sont pas remboursables par la Forêt Montmorency