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Politiques de réservation de groupe

Définition d'une réservation de groupe

  • Une réservation de groupe se défini par le fait que 5 chambres ou plus sont réservées par une seule personne. 
  • Le niveau de responsabilité de cette personne varie selon le mode de paiement retenu.
Option 1 :  Chaque membre du groupe paie son séjour à la Forêt Montmorency.  Chaque membre du groupe devient assujetti à la politique de réservation individuelle.
Option 2 :  La Forêt Montmorency traite uniquement avec la personne responsable du groupe et une seule facture est produite par la Forêt Montmorency.  La facture est payée par la personne responsable du groupe.

Responsabilités associées à l’option 1
  • Le responsable du groupe doit fournir à la Forêt Montmorency, dans un délai de 5 jours suivant sa réservation, la liste des personnes qui occuperont les chambres réservées; 
  • Le défaut de fournir cette information peut entraîner l’annulation de la réservation du groupe;
  • Une fois la liste des membres du groupe transmise, l’accueil de la Forêt Montmorency communique avec les clients pour valider les services demandés et compléter leur réservation en bonne et due forme; 
  • En l’absence de réponse, la Forêt Montmorency donnera un délai de 5 jours pour donner suite à la demande de réservation;
  • Les chambres qui n’auront pas été confirmées par les clients avec un acompte seront remises en disponibilité pour d’autres clients;
  • Par la suite la politique de réservation individuelle s’applique.

Responsabilités associées à l’option 2
  • Le paiement de la facture est effectué par le responsable du groupe;
  • Un contrat de réservation doit être signé entre la Forêt Montmorency et le responsable du groupe;
  • Toutes les informations relatives au séjour du groupe doivent être fournies à l’accueil, à partir d’un formulaire fourni par la Forêt Montmorency, au plus tard 15 jours avant l’arrivé du groupe;
  • Toute modification de séjour ne peut être effectuée que par le responsable du groupe.

    Tarification applicable

    • La Forêt Montmorency, établi une tarification par personne sauf pour deux bâtiments (les Chalets Hameau et Bouleau);
    • Le fait de ne pas déclarer le bon nombre de personne dans une unité d’hébergement entraîne automatiquement une pénalité financière et d’autres sanctions peuvent s’ajouter telle que décrit dans les règlements de la Forêt Montmorency.
    • La tarification prévoie des conditions de réservations spécifiques pour certaines périodes de l’année telles que :  un nombre minimum de nuit à réserver ou un nombre minimum de personne à payer
    • La tarification varie également en fonction de certaines périodes de l’année.
    • La période de tarification s’étend toujours du début mai à la fin avril de l’année suivante.  Par ailleurs, la tarification des services de la Forêt Montmorency ne peut être programmée à l’avance dans le système de réservation.  Par contre, vous pouvez réserver jusqu’à un an à l’avance.  Par conséquent,  si vous réservez un séjour avant le 30 avril pour un séjour qui aura lieu après le 30 avril de la même année, la mention « non connu » figurera à la ligne Total du séjour de votre confirmation de réservation.  Dans ce cas, une nouvelle confirmation vous sera envoyée une fois la nouvelle tarification programmée dans le système de réservation (au cours du mois de juin).   Vous aurez alors 1 semaine pour annuler cette dernière sans frais, si le prix ne vous convient pas.
    • Notez que le montant total de votre séjour, inscrit sur votre confirmation de réservation, peut varier en fonction des éléments suivants :
      • S’il y a une erreur dans le forfait réservé officiellement par rapport au forfait souhaité ;
      • Si vous demandez de faire des modifications à votre réservation, des frais d’annulation peuvent s’appliquer en fonction de la politique en vigueur ;
      • Si vous demandez des ajouts de services en cours de séjour ;
      • Des pénalités peuvent s’appliquer en cas de non respect des règlements en vigueurs ;

    Frais additionnels facturables à la fin du séjour

    Le non respect de certains règlements de la Forêt Montmorency peut entraîner des pénalités financières. Ces frais sont les suivants :

      • 50$ + tx de frais par chambre non libérée pour 12h le jour du départ;
      • 50$ + tx de frais par chambre où le règlement sur la cigarette n’a pas été respecté;
      • 50$ + tx de frais d’hébergement par nuit pour une personne non déclarée dans une chambre, un chalet ou un refuge;
      • 75$ + tx de frais pour le déclenchement d’un détecteur d’incendies dans une chambre (occasionné par la fumée de cigarette ou autres produits)
      • 200$ + tx de frais par chambre pour le non respect du règlement sur les animaux dans les bâtiments de l’université;
      • 20$ + tx de frais par clé de chambre non rapportée.
      • Les frais de réparation ou de remplacement d’équipement brisé par le locataire de la chambre que ce soit par imprudence, négligence ou inhabileté. Ces frais sont variables selon l’ampleur de l’événement. 

    Modalités de réservation

    • Les réservations se prennent de deux façons: par voie téléphonique ou sur place à l’accueil de la Forêt Montmorency;
    • Les réservations sont accordées sur le principe du premier arrivé, premier servi.  Pour ce faire, la Forêt Montmorency traite d’abord les messages téléphoniques jusqu’à 9h00 à tous les jours.  Par la suite les réservations sur place sont acceptées;
    • Les réservations sont possibles jusqu'à 12 mois à l’avance, date pour date.  Ex : Une réservation pour le vendredi 17 mars au dimanche 19 mars 2008, peut être faite au plus tôt le 17 mars 2007 et ce, à partir de 7h30 du matin. Les appels effectués avant cette heure ne seront pas considérés.  Une boîte vocale prend les appels.  Vous devez y laisser votre message de réservation.  Veuillez tenir compte du décalage des dates susceptible d’arriver d’une année à l’autre. Ne vous fiez donc pas sur l’actuelle date d’arrivée de votre réservation pour fixer votre nouvelle réservation;
    • Au moment de la réservation, le client doit définir si sa réservation sera payée selon l’option 1 ou l’option 2;
    • À la suite d’une réservation, une confirmation par écrit est envoyée au client qui a la responsabilité de valider les informations qui sont mentionnées sur cette dernière, au cas où des erreurs seraient survenues.

    Modalités de paiement

    Les modalités de paiement de l’option 1 sont les mêmes que pour une réservation individuelle;

    Les modalités de paiement de l’option 2, volet particulier :
    • Au moment de la prise de réservation, le responsable du groupe doit verser un acompte afin de garantir cette dernière.  Le montant de l’acompte est déterminé par une charte disponible ici.
    • Le solde de la valeur de la réservation doit être payé en totalité au plus tard 7 jours avant la date d’arrivée;
    • Le défaut d’effectuer les paiements selon les échéances peut entraîner l’annulation de la réservation et la perte du dépôt;
    • En cours de séjour, les services supplémentaires demandés par le responsable du groupe, seront payables au plus tard le jour du départ.
    Les modalités de paiement de l’option 2, volet entreprise et organisme :
    • L’Université se réserve le droit de faire une enquête de crédit sur le Client et de refuser une demande de facturation;
    • Pour procéder par facturation, le Client doit fournir une garanti de paiement (un numéro de bon de commande, un numéro de carte de crédit, etc.) afin de confirmer son engament à respecter les modalités décrites dans le présent contrat;
    • Si le Client ne peut fournir cette garanti, un acompte doit être versé dans les 10 jours suivant la prise de réservation afin de garantir cette dernière.  Le montant de l’acompte est déterminé par une charte disponible ici.
    • À la suite du séjour, l’Université procédera à la facturation des services touchés par l’option 2 selon la tarification mentionnée dans le présent contrat et appliquera les frais relatifs à la politique d’annulation et de modification ainsi que les pénalités prévues s’il y a lieu ;
    • Le paiement doit être effectué sur réception de la facture à l’adresse indiquée sur cette dernière;
    • L’Université appliquera une pénalité de 15% pour tout chèque sans fonds;
    • Si le délai de paiement excède dix (10) jours, l’Université se réserve le droit de facturer des intérêts sur le solde impayé au taux de 1,25% par mois, composés mensuellement pour un total de 16.08% par année;
    • Le fait de procéder facturation une fois le séjour terminé ne change rien qu’en à l’application des modalités d’annulation et de modification.

      Modalités de modification

      • Les modifications qui ne touchent pas aux dates de séjours et qui ne diminuent pas la valeur de la réservation sont acceptées sans frais;
      • Les modifications de dates qui sont effectuées à 14 jours ou plus de la date du séjour et qui ne diminuent pas la valeur du séjour sont acceptées sans frais;
      • Les modifications ayant pour effet de diminuer la valeur du séjour sont traitées selon la politique d’annulation.  Toutefois, si les modifications ont pour effet de contourner les conditions minimales de réservation établies par la Forêt Montmorency (ex :  minimum de personnes ou de nuits), celles-ci ne sont pas acceptées.  Seule une annulation totale du séjour est acceptée;
      • Les modifications de dates qui sont effectuées à 13 jours ou moins de la date du séjour sont traitées selon la politique d’annulation même si la valeur du séjour n’est pas diminuée.

      Modalités d'annulation

      À l’intérieur du 24 heures suivant la prise de la  réservation :

      • Une annulation est acceptée et l’acompte perçu sera remboursé sans frais;

      Après plus de 24 heures suivant la prise de la réservation :

      • Pour une annulation effectuée à plus de 31 jours de la date du séjour, une pénalité de 30% de la valeur* de l’annulation est conservée à même l'acompte;
      • Pour une annulation effectuée entre 14 et 31 jours de la date du séjour, une pénalité de 50% de la valeur* de l’annulation est conservée à même l'acompte;
      • Pour une annulation effectuée entre 8 et 13 jours de la date du séjour, une pénalité de 70% de la valeur* de l'annulation est conservée à même l'acompte;
      • Une annulation effectuée entre 1 et 7 jours de la date du séjour n’est pas acceptée et une pénalité de 100% de la valeur* de l’annulation est exigée;
      • A partir du jour de l’arrivé, aucun remboursement n’est possible et la valeur de l’annulation n’est plus calculée sur la plus petite réservation possible (voir * ci-bas).
      • Une réservation peut être transférée à une autre personne sans frais, mais le service de réservation doit être avisé.  Dans une telle situation, les paiements déjà effectués par le responsable de la réservation initiale ne sont pas remboursables par la Forêt Montmorency.

      * La valeur de l’annulation est toujours établie sur la plus petite réservation possible pour le type d’hébergement et la période réservés (Haute saison ou Basse saison).  Par exemple, l’annulation d’une chambre au Pavillon occupation triple avec literie et pension complète, pour 2 nuits, la fin de semaine, en haute saison, représente 482.04$.  Le minimum qui aurait pu être réservé par le client est une chambre au Pavillon occupation simple avec pension complète sans literie, pour 2 nuits, ce qui représente 174.98$.  C’est sur ce dernier montant que la valeur de l’annulation est calculée.

      * Lorsqu’une annulation a pour effet de changer le type de tarif applicable, les frais d’annulation se calculent avant le changement de tarif.  Ex :  un séjour de 5 nuits et + coûte 50$/nuit.  Soit 250$ pour les 5 jours.  L’annulation d’une nuit à plus de 31 jour du séjour donne 5% x 50$ = 2,50$.  Le prix pour 4 nuits et – est de 55$/nuit.  La nouvelle facture devient donc :  4 nuits x 55$ = 220$ + 2,50 = 222,50$.

      Modalité d'annulation spécifique pour les camps d'entraînement d'équipe de ski de fond en séjour durant les mois de novembre et décembre :

      Contraîrement à ce qui est prévu dans les modalités d'annulation régulières, la Forêt Montmorency pourra accepter une annulation sans frais d'une réservation si elle n’est pas en mesure d’offrir au client une surface skiable travaillée mécaniquement d’au moins 1 kilomètre de long. Dans un tel cas, la Forêt Montmorency communiquera avec le responsable du groupe pour l’informer de la situation au plus tôtdeux jours avant le début de son séjour.  Le Client pourra alors, s’il le désire, annuler sa réservation sans frais malgré les modalités prévues dans la politique d’annulation.  Si le client choisi de maintenir sa réservation malgré les possibilités limitées de pratique du ski de fond, la politique d’annulation redeviendra en vigueur dans son ensemble.